Решил поделиться своими мыслями о том, как может быть устроено рабочее место современного офисного работника в будущем. За пример, конечно, взял себя :-) Я не говорю, что так и будет, но для кого-то, возможно, такая модель покажется интересной и он захочет ее использовать.
Во-первых, оно мобильное. Нет, "стационарное" место в офисе тоже должно быть. Не знаю кому как, а мне работа именно в офисе позволяет собраться с мыслями, быть в тонусе (как ни странно), работать эффективнее. Работать дома или вне офиса получалось хуже. Мобильность предполагает, что рабочий стол вы носите с собой. Это ноутбук. Я с уважением отношусь ко всяческим PDA и прочим мобильным терминалам, но пока что качественно поработать с большим файлом в Excel можно только на большом экране. PDA и возможности смартфона я использую для беглого просмотра электронной почты, когда я в пути, вне офиса.
Я ношу ноутбук с собой домой (2.8 кг) и при наличии автомобиля это не доставляет каких-либо неудобств. В офисе ноутбук подключается к сети по WiFi - не нужно лишних проводов. Дома - тоже WiFi. В прошлом ноутбуке, от которого я отказался две недели назад, около года был сломал Ethernet-порт и я практически не чувствовал неудобств все это время.
Во-вторых, телефон должен тоже быть с собой. В офисе каждому сотруднику полагается настольный телефон и он должен работать по IP (VoIP). Это сокращает издержки на кабельную телефонную проводку, а также позволяет легко переставить его на другое рабочее место. Это элемент мобильности - даже в офисе ты полностью мобилен. Кстати, ethernet-провод к моему рабочему месту подведен только для того, чтобы подключить к нему IP-телефон (сейчас это Polycom 501). Было бы неплохо вообще отказаться от ethernet и даже принтер в моем офисе подключается к сети по WiFi, но чтобы иметь стационарный телеофон на столе, пока что провод обязателен. Кстати, по этому же проводу подается питание к телефону - блока питания у меня под столом нет.
Хорошая идея - отказаться от настольного IP-телефона в пользу WiFi IP-телефона. Предложений много, но пока что они дорогие и "глючные". Альтернатива - "два в одном" GSM/VoIP-телефоны. Они появляются и даже есть в нашем офисе, но пока что софт для реализаии софтфона для платформы Windows Mobile - так себе. Ждем и тестируем. Но вообще, настольный аппарат не нужен в перспективе.
Кроме того, так как мы пользуемся IP-телефонией, то вообще никакой аппарат может и не требоваться - можно использовать софтфон на ноутбуке и тогда при наличии интернета офисный телефон будет всегда с собой. Говорить можно или через микрофон и наушники или через встроенный в ноутбук микрофон и встроенные динамики. Первое - лучше, но мне лень таскать с собой гарнитуру - говорю через встроенные устройства когда нужно. Но и это может быть не нужно потому что...
Важная вещь - интеллектуальные переадресации входящих голосовых вызовов. Если вас нет в офисе и нигде в другом месте вы не поднимаете трубку IP-телефона или софтфона, то немедленно должна выполняться переадресация на мобильный телефон. Еще раз напомню, что софтфон с поддержкой SIP может работать и на мобильнике и если он подключен в данный момент к WiFi, то звонок вы получите по VoIP, а не по GSM. Тут даже не нужна особо новомодная технология UMA - если в промышленном, корпоративном масштабе можно обойтись без лишних платежей сотовому оператору, то зачем он нужен?..
Так вот, переадресации - важно. Их должен уметь настраивать через веб-интерфейс сам пользователь. Например, "звенит офисный телефон, если я пять секунд не поднял трубку, то нужно параллельно отправить вызов и на мобильник - где первей подниму, там и буду говорить". У меня сейчас все так и устроено. Иногда я хожу по офису и за пять секунд не успеваю добежать до IP-телефона на рабочем месте - начинает звенеть мобильный и можно или пойти к своему столу или ответить прямо на мобильнике. Можно придумать массу вариантов использования переадресаций вызовов под себя - это очень удобно. Например, когда вы в командировке.
Про то, что ноутбук должен уметь ходить в интернет по GPRS или похожей технологии говорить не буду - это само собой разумеется. Поехал куда-то - всегда можно проверить почту. Кстати, почту я в пути проверяю хотя бы раз в час через WAP с телефона. Если там есть что-то срочное, то прочитаю. Если прислали какие-то большие и важные файлы, с которыми нужно ознакомиться немедленно - остановлюсь, достану ноутбук и по GPRS "нормально" получу почту на компьютер.
Есть еще важный вопрос о судьбе бумажных документов. Я уверен, в будущем их станет значительно меньше. Пока что мне удалось отказаться от большинства бумажных документов, но иногда они нужны, но редко. Раз нет или почти нет бумажных документов, не нужны сканер, факс и копировальный аппарат. Документы вполне могут существовать в электронном виде. Исключение - бухгалтерия и договора, но с ними работает бухгалтерская служба, которая по природе своей стационарна и оснащена соответсвующей оргтехникой, а с бумажными договорами, после согласования их в электронном виде, вполне может работать секретарь.
Также я считаю, что стационарные компьютеры почти отжили свое. Более-менее приличный компьютер, достаточно производительный для нормальной работы с современными офисными приложениями, стоит, по-моему, ну никак не меньше $600-700. За эти деньги, или за чуть-чуть большие, можно купить ноутбук с большим экраном и аналогичной производительностью. При этом, ноутбуки занимают значительно меньше места и более мобильны - можно пойти в другой отдел с ноутбуком, а не печатать десятки страниц бумажных документов и не тащить с собой. В своем офисе мы решили отказаться от стационарных компьютеров - их у нас нет и покупать их мы не будем.
Ну и напоследок упомяну, что нужно отказываться от любых бумажных заметок, записей и так далее. Хранить заметки нужно в компьютере, а лучше на сервере. Современные почтовые серверы и средства групповой работы предлагают такие возможности. Лучше, чтобы доступ к этим ресурсам был возможен как из программы-клиента на ноутбуке, так и через веб-интерфейс, когда компьютер не под рукой. Бумажные заметки теряются, их случайно выкидывает уборщица, они всегда оказываются не в том месте, где вы сейчас находитесь и так далее.
Максимально эффективно использовать интернет-коммуникации в реальном времени и не цепляться за прошлое - главное, что позволит работать эффективнее, а когда-то без этого просто невозможно будет работать потому что эффективность - важная составляющая успеха в конкурентной борьбе. Не будете эффективными - сожрут :-) У меня на столе ноутбук, IP-телефон и кружка с чаем. А больше и не нужно.
Петь, отличный вариант, да.
Но это имеет свои границы применимости, уже нетехнические. Как только появляются понятия "секретно", 1-й отдел, класс защиты "1 Г", Гостехкомиссия, etc... - все это накрывается медным тазом :(
Вторая помеха - отсутствие законодательной базы, регулирующей статус электронного документа. Так что большинство исходящей и входящей корреспонденции останется в бумажном виде.
Posted by: Evgeny Karpel | апр. 17, 2006 at 14:40
Armen, я согласен по поводу сервера. Но только отчасти. Во-первых, мне не кажется (в общем случае) хорошей идея держать в офисе сервер. Дело в том, что для того, чтобы КАЧЕСТВЕННО поставить в офисе сервер приложений, нужно позаботиться о гарантированном питании, подумать о кондиционировании и вентиляции и так далее - все стандартно. Конечно, если речь идет о большом офисе, где просто нет выбора иметь или не иметь сервер в офисе - все понятно, нужно думать о нормальных условиях для поддержания стабильной работы сервера. Плюс к тому, провода не проблема - наверняка сервер будет стоять там же, где установлен роутер или свитч, в который, в конце-концов "воткнута" точка доступа WiFi (по ethernet). Собственно, то же относится и к маленькому офису, "где есть только несколько ноутбуков". У меня вот как раз такой офис. Можно было бы поставить тут сервер, поставить на него наш почтовый сервер, наш CRM, наш файл-сервер и так далее. Однако, не хочется все это тащить в маленький офис не потому что места мало - место есть. Не хочется иметь тут лишние сущности. По этому все это плюс IP-АТС на CommuniGate Pro, у нас стоит на сервере, который установлен в дата-центре "Мастерхост" на Восточной улице. Все там и живет. Трафик дещевый - даже с приложениями, которые стоят не в офисе, а удаленно, работать вполне себе можно и недорого. А там есть пожаротушение, вентиляция и кондиционирование, защиты от пыли, бесперебойное питание в дизельнегератором и так далее. Единственное, файл-сервер нужен локальный, да. Большие файлы через интернет гонять лишний раз дорого и медленно. Но все равно, мы не будем ставить для этого сервер и даже не будем использовать для этого один из ноутбуков :) Мы поставим роутер, в которым можно будет воткнуть внешний диск (по USB2, например) и будем наслаждаться :)
Велик соблазн поставить в офисе сервер. Вот только очень хочется этого избежать и не потому что провода нужны, а он тут просто не нужен.
Posted by: Petr Didenko (www.kip.ru) | апр. 16, 2006 at 14:54
Хорошая заметка, согласен почти во всем: достаточно одного входящего eth с интернетом или любого другого интерфейса, который бы вставлялся в Wi-Fi AP., после этого есть связь во всем офисе.
Однако, вот заметки: что можно внедрить в качестве решения для такого офиса, где есть только несколько ноутбуков? Сервера-то и нет.
Posted by: Armen | апр. 15, 2006 at 10:13